Cách Viết Email Bằng Tiếng Nhật Chuyên Nghiệp, Có Mẫu Chuẩn

Trong môi trường học tập và làm việc với người Nhật, việc sử dụng email đúng chuẩn không chỉ giúp truyền đạt thông tin hiệu quả mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối phương. Trong bài viết này, bạn sẽ được tổng hợp những mẫu email tiếng Nhật phổ biến, dễ áp dụng trong nhiều tình huống, giúp bạn tự tin sử dụng ngay trong thực tế.

Cấu trúc email tiếng Nhật chuẩn gồm những gì?

Một email tiếng Nhật chuyên nghiệp thường có bố cục rõ ràng, lịch sự và tuân thủ đúng quy tắc giao tiếp trong văn hóa Nhật Bản. Dưới đây là các thành phần cơ bản bạn cần nắm khi viết email bằng tiếng Nhật:

件名（けんめい）– Tiêu đề email

Tiêu đề email cần ngắn gọn, rõ ràng và thể hiện đúng nội dung chính của thư. Người Nhật rất coi trọng 件名 vì đây là yếu tố đầu tiên giúp người nhận hiểu mục đích email.

Ví dụ: 「面接日程のご相談について」 (Về việc trao đổi lịch phỏng vấn)

書き出しの挨拶（かきだしのあいさつ）– Lời chào mở đầu

Phần này thường bao gồm lời chào lịch sự và cách xưng hô với người nhận. Nếu là email công việc, bạn nên dùng các cụm quen thuộc như:

「お世話になっております。」 (Xin cảm ơn sự hỗ trợ của anh/chị)

自己紹介（じこしょうかい）– Giới thiệu bản thân

Khi lần đầu liên hệ, bạn cần giới thiệu ngắn gọn về tên, công ty hoặc vị trí của mình để người nhận dễ nhận diện.

Ví dụ: 「株式会社〇〇の〇〇と申します。」

本文（ほんぶん）– Nội dung chính

Đây là phần quan trọng nhất của email, trình bày mục đích liên hệ, thông tin cần trao đổi hoặc yêu cầu cụ thể. Nội dung nên viết rõ ràng, mạch lạc và tránh dài dòng. Bạn có thể chia nhỏ thành các đoạn để dễ đọc và sử dụng ngôn ngữ lịch sự.

結びの言葉（むすびのことば）– Kết thúc email

Phần kết thúc thường là lời cảm ơn và mong nhận được phản hồi. Ví dụ:

「何卒よろしくお願い申し上げます。」 (Rất mong nhận được sự hỗ trợ của anh/chị)

署名（しょめい）– Chữ ký

Chữ ký email bao gồm thông tin cá nhân như họ tên, chức vụ, công ty, số điện thoại và email. Đây là phần không thể thiếu trong email công việc tại Nhật. Ví dụ:

• Tên
• Công ty
• Số điện thoại
• Email

>>> Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Viết Báo Cáo Bằng Tiếng Nhật Đúng Chuẩn 

Các mẫu email tiếng Nhật phổ biến

Dưới đây là tổng hợp các mẫu email tiếng Nhật thường dùng trong nhiều tình huống khác nhau, từ công việc, học tập đến giao tiếp hàng ngày.

Mẫu email xin việc bằng tiếng Nhật (履歴書送付メール例)

応募書類送付の件 – Nguyễn Thị Hà

株式会社〇〇
採用ご担当者様

お世話になっております。
Nguyễn Thị Hà と申します。

この度、貴社の〇〇職の求人を拝見し、ぜひ応募させていただきたくご連絡いたしました。

添付ファイルに履歴書および職務経歴書をお送りいたしますので、ご確認いただけますと幸いです。

これまでの経験を活かし、貴社に貢献できるよう努めてまいります。
何卒ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

――――――――――
Nguyễn Thị Hà
電話番号：090-xxxx-xxx
メール：example@gmail.com
――――――――――

📌 Bản dịch tiếng Việt

Tiêu đề: Về việc gửi hồ sơ ứng tuyển – Nguyễn Thị Hà

Kính gửi bộ phận tuyển dụng Công ty 〇〇,

Xin chào,

Tôi là Nguyễn Thị Hà.

Tôi được biết đến thông tin tuyển dụng vị trí 〇〇 của quý công ty và mong muốn được ứng tuyển, vì vậy tôi viết email này để liên hệ.

Tôi xin gửi kèm theo email này CV và hồ sơ kinh nghiệm làm việc, rất mong quý công ty xem xét.

Tôi hy vọng có thể vận dụng những kinh nghiệm của mình để đóng góp cho sự phát triển của công ty.

Rất mong nhận được sự xem xét từ quý công ty. Xin chân thành cảm ơn!

Trân trọng,

Nguyễn Thị Hà

SĐT: 090-xxxx-xxx

Email: example@gmail.com

Cách viết email gửi CV xin việc tiếng Nhật

履歴書送付の件 – Nguyễn Thị Hà

株式会社〇〇
採用ご担当者様

お世話になっております。
Nguyễn Thị Hà と申します。

この度、貴社の求人情報を拝見し、〇〇職に応募させていただきたくご連絡いたしました。

本メールに履歴書および職務経歴書を添付いたしましたので、ご確認いただけますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――
Nguyễn Thị Hà
電話番号：090-xxxx-xxx
メール：example@gmail.com
――――――――――

📌 Bản dịch tiếng Việt

Tiêu đề: Về việc gửi CV – Nguyễn Thị Hà

Kính gửi bộ phận tuyển dụng Công ty 〇〇,

Xin chào,

Tôi là Nguyễn Thị Hà.

Tôi được biết đến thông tin tuyển dụng của quý công ty và mong muốn ứng tuyển vào vị trí 〇〇, nên tôi gửi email này.

Tôi đã đính kèm CV và hồ sơ kinh nghiệm làm việc trong email, rất mong quý công ty xem xét.

Dù bận rộn, rất mong quý công ty dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi.

Xin chân thành cảm ơn!

Trân trọng,

Nguyễn Thị Hà

>>> Xem thêm: Dịch CV Sang Tiếng Nhật Chuyên Nghiệp, Giá Tốt Nhất 2026

Mẫu cách viết email xin nghỉ phép tiếng Nhật

休暇申請の件 – Nguyễn Thị Hà 

〇〇部 部長 〇〇様

お疲れ様です。
Nguyễn Thị Hà です。

誠に恐れ入りますが、私用のため、〇月〇日（〇曜日）にお休みをいただきたく、ご連絡申し上げます。

当日の業務につきましては、事前に対応を進めており、必要に応じて〇〇様へ引き継ぎいたします。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご了承のほどよろしくお願い申し上げます。

――――――――――
Nguyễn Thị Hà

📌 Bản dịch tiếng Việt

Tiêu đề: Về việc xin nghỉ phép – Nguyễn Thị Hà

Kính gửi Trưởng bộ phận 〇〇,

Chào anh/chị,

Tôi là Nguyễn Thị Hà

Tôi xin phép được nghỉ vào ngày 〇 tháng 〇 (thứ 〇) vì lý do cá nhân.

Công việc trong ngày hôm đó tôi đã chủ động sắp xếp trước và sẽ bàn giao lại nếu cần.

Mong anh/chị thông cảm và chấp thuận. Xin chân thành cảm ơn!

Trân trọng,

Nguyễn Thị Hà

>>> Xem thêm: Cách Viết Giấy Nghỉ Việc Tiếng Nhật Chuẩn Văn Phong

Mẫu email chào hỏi bằng tiếng Nhật để trao đổi công việc 

ご連絡のご挨拶（Nguyễn Thị Hà／株式会社〇〇）

株式会社〇〇
〇〇様

はじめまして。
株式会社〇〇のNguyễn Thị Hàと申します。

この度は、〇〇の件につきましてご連絡させていただきました。

今後、貴社と円滑に連携しながら業務を進めてまいりたく存じます。
何かご不明点やご要望等がございましたら、お気軽にお知らせください。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

――――――――――
株式会社〇〇
Nguyễn Thị Hà
電話番号：090-xxxx-xxx
メール：example@gmail.com
――――――――――

📌 Bản dịch tiếng Việt

Tiêu đề: Lời chào liên hệ (Nguyễn Thị Hà / Công ty 〇〇)

Kính gửi anh/chị 〇〇,

Xin chào,

Tôi là Nguyễn Thị Hà đến từ công ty 〇〇.

Tôi liên hệ với anh/chị về vấn đề 〇〇.

Trong thời gian tới, tôi mong muốn có thể phối hợp công việc một cách suôn sẻ với quý công ty.
Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc yêu cầu nào, xin vui lòng liên hệ lại với tôi.

Rất mong nhận được sự hợp tác từ quý công ty. Xin chân thành cảm ơn!

Trân trọng,

Nguyễn Thị Hà

Cách viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Nhật

面接日程のご確認 – Nguyễn Thị Hà

株式会社〇〇
採用ご担当者様

お世話になっております。
Nguyễn Thị Hà です。

この度は、面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。

ご連絡いただきました下記の日程にて、面接に参加させていただきます。

日時：〇月〇日（〇曜日）〇時〇分
場所：〇〇（またはオンライン）

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――
Nguyễn Thị Hà
電話番号：090-xxxx-xxx
メール：example@gmail.com
――――――――――

📌 Bản dịch tiếng Việt

Tiêu đề: Xác nhận lịch phỏng vấn – Nguyễn Thị Hà

Kính gửi bộ phận tuyển dụng Công ty 〇〇,

Xin chào,

Tôi là Nguyễn Thị Hà

Xin chân thành cảm ơn quý công ty đã tạo cơ hội phỏng vấn cho tôi.

Tôi xin xác nhận sẽ tham gia phỏng vấn theo lịch đã được thông báo:

• Thời gian: …
• Địa điểm: …

Tôi rất mong được gặp và trao đổi trực tiếp với quý công ty.

Trân trọng,

Nguyễn Thị Hà

>>> Xem thêm: Cách Giới Thiệu Bản Thân Bằng Tiếng Nhật Đơn Giản, Dễ Nhớ Nhất

Những từ vựng tiếng Nhật thường dùng trong email

Dưới đây là bảng từ vựng tiếng Nhật dùng trong email, giúp bạn học nhanh và áp dụng linh hoạt:

Những lưu ý quan trọng khi viết email tiếng Nhật

Để viết email tiếng Nhật chuẩn chỉnh và tạo ấn tượng tốt, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng dưới đây.

• Sử dụng kính ngữ (敬語) đầy đủ, tránh văn nói suồng sã
• Viết tiêu đề (件名) rõ ràng, cụ thể, thể hiện đúng nội dung
• Luôn có câu mở đầu lịch sự (お世話になっております / はじめまして)
• Giới thiệu bản thân ngắn gọn nếu là lần đầu liên hệ
• Nội dung email cần ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề
• Trình bày rõ ràng thông tin quan trọng (日時, 場所, 内容…)
• Xuống dòng hợp lý, tránh viết một đoạn quá dài
• Luôn có câu kết lịch sự (よろしくお願い申し上げます…)
• Nếu có file, phải ghi rõ file đính kèm (添付ファイル)
• Đặt tên file chuyên nghiệp, dễ hiểu (CV, tài liệu…)
• Kiểm tra lỗi chính tả, tên người nhận, công ty trước khi gửi
• Viết đúng văn phong theo đối tượng (sếp, khách hàng, đồng nghiệp)
• Gửi email trong giờ làm việc, tránh quá khuya
• Tránh dùng từ ngữ mơ hồ, thiếu rõ ràng
• Luôn giữ thái độ lịch sự, khiêm tốn đặc trưng văn hóa Nhật.

>>> Xem thêm: Dịch Tên Tiếng Việt Sang Tiếng Nhật Chính Xác, Đơn Giản

Hy vọng những mẫu email tiếng Nhật trên sẽ giúp bạn nắm rõ cách viết và áp dụng linh hoạt trong từng tình huống cụ thể. Tuy nhiên, để đảm bảo email luôn chuẩn ngữ pháp, đúng kính ngữ và phù hợp với văn phong doanh nghiệp Nhật Bản, việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp là lựa chọn tối ưu. Nếu bạn cần dịch thuật tiếng Nhật chính xác, nhanh chóng và chuẩn business cho email, Dịch Thuật Công Chứng Số 1 sẽ hỗ trợ bạn tối đa với đội ngũ biên dịch giàu kinh nghiệm, giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp và tạo ấn tượng tốt với đối tác, nhà tuyển dụng. Liên hệ ngay!