Trong các giao dịch dân sự, thương mại hay thủ tục pháp lý, vai trò của công chứng ngày càng trở nên quan trọng. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ văn phòng công chứng là gì, chức năng và hoạt động của đơn vị này ra sao. Bài viết dưới đây của Dịch Thuật Công Chứng Số 1 sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về văn phòng công chứng trong đời sống pháp lý hiện nay.
Văn phòng công chứng là gì?
Văn phòng công chứng (trong tiếng Anh là Notary office) là tổ chức chuyên thực hiện các hoạt động công chứng theo quy định của pháp luật. Tổ chức này được thành lập và vận hành dựa trên Luật Công chứng năm 2014 cùng các văn bản pháp lý liên quan. Mặc dù không trực thuộc cơ quan nhà nước, văn phòng công chứng vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật trong quá trình hoạt động.
Theo quy định tại Khoản 5, Điều 2 của Luật Công chứng 2014, hiện nay có hai loại hình tổ chức hành nghề công chứng:
- Phòng công chứng: Là đơn vị công lập, trực thuộc Sở Tư pháp, thường được gọi là công chứng nhà nước.
- Văn phòng công chứng: Hoạt động theo mô hình công ty hợp danh, do các công chứng viên thành lập, thường gọi là công chứng tư nhân.
Sự khác nhau giữa phòng công chứng nhà nước và văn phòng công chứng tư nhân
Dưới đây là bảng so sánh sự khác nhau giữa Phòng công chứng nhà nước và Văn phòng công chứng tư nhân:
| Tiêu chí | Phòng công chứng nhà nước | Văn phòng công chứng tư nhân |
| Chủ thể thành lập | Nhà nước (Sở Tư pháp quản lý) | Công chứng viên (tối thiểu 2 người) tự thành lập |
| Tính chất tổ chức | Đơn vị sự nghiệp công lập | Tổ chức hành nghề theo mô hình công ty hợp danh |
| Quản lý, điều hành | Trưởng phòng do Sở Tư pháp bổ nhiệm | Các công chứng viên hợp danh cùng quản lý, chịu trách nhiệm chung |
| Tư cách pháp nhân | Có tư cách pháp nhân | Có tư cách pháp nhân |
| Nguồn kinh phí hoạt động | Một phần từ ngân sách nhà nước + nguồn thu dịch vụ | Tự chủ tài chính hoàn toàn bằng nguồn thu dịch vụ |
| Mục đích hoạt động | Cung cấp dịch vụ công chứng, phục vụ nhân dân, không vì mục tiêu lợi nhuận | Cung cấp dịch vụ công chứng, tự chịu trách nhiệm về thu – chi, đảm bảo tuân thủ pháp luật |
| Quyền lợi và trách nhiệm | Chịu sự quản lý chặt chẽ của Sở Tư pháp | Hoạt động độc lập, chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động công chứng |
| Tên gọi | Phòng Công chứng số 1, số 2,… | Văn phòng Công chứng + Tên riêng (Ví dụ: Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn A) |
Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng công chứng là gì?
Văn phòng công chứng có chức năng thực hiện hoạt động công chứng nhằm chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự, thương mại và các giấy tờ khác theo quy định.
Nhiệm vụ cụ thể của văn phòng công chứng bao gồm:
- Công chứng hợp đồng mua bán, tặng cho, thế chấp, di chúc, phân chia di sản,…
- Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.
- Công chứng bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại.
- Lưu trữ hồ sơ công chứng, cung cấp thông tin khi cần thiết.
- Tư vấn pháp luật liên quan đến giao dịch công chứng.
Quy định về việc thành lập và hoạt động của văn phòng công chứng
Việc thành lập và vận hành Văn phòng công chứng được quy định cụ thể trong Luật Công chứng 2014, nhằm đảm bảo hoạt động minh bạch, chuyên nghiệp và đúng pháp luật. Sau đây là các bước và thủ tục cần thực hiện để tiến hành thành lập và đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng.
Hồ sơ đăng ký
Để thành lập Văn phòng công chứng, các công chứng viên cần chuẩn bị hồ sơ đề nghị và nộp cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để được xem xét và quyết định.
Hồ sơ bao gồm:
- Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng;
- Đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó trình bày rõ mục đích, mô hình tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, cơ sở vật chất và kế hoạch hoạt động;
- Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên đối với những người tham gia thành lập văn phòng.
Nộp hồ sơ và xem xét
Người có nhu cầu thành lập Văn phòng công chứng phải nộp hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Trong thời hạn 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan này sẽ tiến hành xem xét.
Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ ban hành quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện, cơ quan có thẩm quyền sẽ trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.
Thủ tục đăng ký hoạt động
Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải tiến hành đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp nơi đã cấp quyết định.
Thông tin đăng ký hoạt động gồm:
- Tên gọi của Văn phòng công chứng;
- Họ tên Trưởng Văn phòng công chứng;
- Địa chỉ trụ sở;
- Danh sách công chứng viên hợp danh;
- Danh sách công chứng viên làm việc theo hợp đồng (nếu có).
Hồ sơ đăng ký bao gồm:
- Đơn đăng ký hoạt động;
- Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp trụ sở phù hợp với đề án đã phê duyệt;
- Hồ sơ đăng ký hành nghề của công chứng viên hợp danh;
- Hồ sơ đăng ký hành nghề của công chứng viên làm việc theo hợp đồng (nếu có).
Sở Tư pháp sẽ thẩm định hồ sơ trong vòng 10 ngày làm việc. Nếu hồ sơ đủ điều kiện, cơ quan này sẽ cấp Giấy đăng ký hoạt động; ngược lại, nếu từ chối, phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Thông báo nội dung đăng ký hoạt động
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng, Sở Tư pháp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản đến các cơ quan liên quan, bao gồm: cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) và Ủy ban nhân dân cấp xã (phường, thị trấn) nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở.
Đăng báo nội dung đăng ký hoạt động
Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng phải đăng thông tin trên báo trung ương hoặc báo địa phương nơi đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp. Nội dung thông báo bao gồm:
- Tên gọi và địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng;
- Họ tên và số quyết định bổ nhiệm của các công chứng viên;
- Số, ngày, tháng, năm cấp Giấy đăng ký hoạt động, cơ quan cấp và ngày bắt đầu hoạt động.
Lưu ý: Văn phòng công chứng được phép thực hiện hoạt động công chứng kể từ ngày được Sở Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động.
Phí công chứng hiện nay là bao nhiêu tiền?
Phí công chứng là khoản tiền mà cá nhân hoặc tổ chức phải thanh toán cho Văn phòng công chứng nhằm xác nhận tính hợp pháp của các loại giấy tờ, hợp đồng và tài liệu.
Tại Việt Nam, mức phí công chứng được quy định cụ thể tại Điều 4 của Thông tư 257/2016/TT-BTC, và đã được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 1 Thông tư 111/2017/TT-BTC. Các khoản phí công chứng chủ yếu bao gồm:
Phí công chứng hợp đồng, giao dịch
Bảng phí công chứng theo giá trị tài sản/hợp đồng, giao dịch:
| Giá trị tài sản/hợp đồng, giao dịch | Mức thu (đồng/trường hợp) |
| Dưới 50 triệu đồng | 50.000 |
| Từ 50 triệu đồng – 100 triệu đồng | 100.000 |
| Từ trên 100 triệu đồng – 01 tỷ đồng | 0,1% giá trị tài sản/hợp đồng, giao dịch |
| Từ trên 01 tỷ đồng – 3 tỷ đồng | 01 triệu đồng + 0,06% của phần giá trị tài sản/hợp đồng, giao dịch vượt quá 1 tỷ đồng |
| Từ trên 03 tỷ đồng – 5 tỷ đồng | 2,2 triệu đồng + 0,05% của phần giá trị tài sản/hợp đồng, giao dịch vượt quá 3 tỷ đồng |
| Từ trên 05 tỷ đồng – 10 tỷ đồng | 3,2 triệu đồng + 0,04% của phần giá trị tài sản/hợp đồng, giao dịch vượt quá 5 tỷ đồng |
| Từ trên 10 tỷ đồng – 100 tỷ đồng | 5,2 triệu đồng + 0,03% của phần giá trị tài sản/hợp đồng, giao dịch vượt quá 10 tỷ đồng |
| Trên 100 tỷ đồng | 32,2 triệu đồng + 0,02% của phần giá trị tài sản/hợp đồng, giao dịch vượt quá 100 tỷ đồng (mức thu tối đa là 70 triệu đồng/trường hợp) |
Phí công chứng hợp đồng/giao dịch không theo giá trị:
| Loại việc | Mức thu (đồng/trường hợp) |
| Công chứng hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp | 50.000 |
| Công chứng hợp đồng bảo lãnh | 100.000 |
| Công chứng hợp đồng ủy quyền | 50.000 |
| Công chứng giấy ủy quyền | 20.000 |
| Công chứng việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch | 50.000 |
| Công chứng việc hủy bỏ hợp đồng, giao dịch | 25.000 |
| Công chứng di chúc | 50.000 |
| Công chứng văn bản từ chối nhận di sản | 20.000 |
| Các công việc công chứng hợp đồng, giao dịch khác | 50.000 |
Thù lao công chứng
Thù lao công chứng là khoản chi phí thỏa thuận giữa tổ chức hành nghề công chứng (phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng) và người yêu cầu công chứng, áp dụng cho các dịch vụ như: soạn thảo văn bản, đánh máy, sao chụp, dịch tài liệu, lưu trữ hồ sơ, công chứng ngoài trụ sở hoặc xác minh thông tin liên quan đến hồ sơ.
Tuy nhiên, mức thù lao này không được vượt quá khung trần do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định. Một số ví dụ cụ thể như:
- Tại Hà Nội: Phí soạn thảo hợp đồng, di chúc có thể lên tới 1.000.000 VNĐ; dịch tài liệu từ tiếng Việt sang ngoại ngữ khoảng 150.000 VNĐ/trang.
- Tại TP.HCM: Phí soạn thảo hợp đồng dao động từ 50.000 – 300.000 VNĐ, còn phí dịch thuật thường từ 120.000 – 150.000 VNĐ/trang tùy ngôn ngữ.
Danh sách văn phòng công chứng tại Việt Nam
Việc lựa chọn đúng văn phòng công chứng là yếu tố then chốt giúp đảm bảo tính pháp lý, độ chính xác và hiệu quả trong quá trình xử lý các loại giấy tờ, hợp đồng, giao dịch dân sự. Để giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tra cứu và lựa chọn, dưới đây là danh sách các văn phòng công chứng uy tín được phân chia theo khu vực:
- Danh sách văn phòng công chứng tại TP. Hồ Chí Minh: [Xem tại đây]
- Danh sách văn phòng công chứng tại Hà Nội: [Xem tại đây]
>>> Xem thêm:
- Top 11 Công Ty Dịch Thuật Tại Hà Nội Uy Tín, Giá Tốt Nhất
- Top 10+ Công Ty Dịch Thuật TPHCM Uy Tín, Chuyên Nghiệp Nhất
Câu hỏi liên quan – FAQ
Văn phòng công chứng là loại hình doanh nghiệp gì?
Văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng hoạt động theo mô hình công ty hợp danh, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, chịu trách nhiệm hoạt động độc lập, tuân thủ Luật Công chứng và không vì mục đích lợi nhuận thuần túy.
Văn phòng công chứng tiếng Anh là gì?
Văn phòng công chứng trong tiếng Anh được gọi là Notary Office.
Ngoài ra, tùy ngữ cảnh, một số cách diễn đạt khác cũng có thể sử dụng:
- Notary Public Office (khi nhấn mạnh đến vai trò công chứng viên hành nghề công chứng công cộng);
- Office of Notary Public (cách gọi trang trọng hơn, thường dùng trong văn bản pháp lý).
Công chứng ở đâu cũng được phải không?
Thông thường, bạn có thể công chứng tại bất kỳ phòng công chứng nhà nước hoặc văn phòng công chứng tư nhân nào trên toàn quốc, miễn là hợp pháp và đủ điều kiện. Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt như:
- Đối với các giao dịch liên quan đến bất động sản, Luật quy định nên công chứng tại nơi có bất động sản hoặc theo thỏa thuận của các bên (ví dụ: công chứng tại cùng tỉnh/thành phố).
- Một số thủ tục hành chính, cơ quan yêu cầu công chứng ở địa phương cụ thể (ví dụ như hồ sơ hộ tịch, giấy tờ cư trú).
Văn phòng công chứng có dịch thuật được không?
Thông thường, văn phòng công chứng không trực tiếp thực hiện dịch thuật tài liệu. Theo quy định, công chứng viên chỉ có chức năng công chứng bản dịch – tức là chứng nhận tính chính xác giữa bản dịch và bản gốc do người dịch chịu trách nhiệm trước pháp luật. Người dịch phải là công chứng viên hoặc là người có chứng chỉ, năng lực ngoại ngữ phù hợp và đã đăng ký chữ ký tại văn phòng đó.
Do đó, nếu cần dịch thuật tài liệu trước khi công chứng, khách hàng phải sử dụng dịch vụ của các công ty dịch thuật chuyên nghiệp để đảm bảo bản dịch đúng chuẩn và hợp lệ cho việc công chứng.
Liên hệ dịch vụ dịch thuật công chứng uy tín, giá tốt tại Dịch Thuật Công Chứng Số 1:
Để thuận tiện cho khách hàng, Dịch Thuật Công Chứng Số 1 cung cấp dịch vụ dịch thuật công chứng trọn gói trên toàn quốc.
- Cam kết dịch chuẩn xác, đúng chuyên ngành, đa ngôn ngữ (Dịch tiếng Anh, dịch tiếng Nhật, Hàn, Trung, Đức, Pháp,…).
- Công chứng nhanh tại các văn phòng công chứng uy tín trong cùng hệ thống.
- Hỗ trợ dịch và công chứng hồ sơ du học, hồ sơ lao động, giấy tờ cá nhân, hồ sơ doanh nghiệp,…
- Thời gian xử lý linh hoạt, lấy trong ngày hoặc hẹn lịch tùy theo yêu cầu.
Hệ thống văn phòng của Dịch Thuật Công Chứng Số 1 trải rộng khắp các tỉnh thành, giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận dịch vụ chất lượng, nhanh chóng và đúng pháp lý.
>>> Xem thêm:
Có thể thấy, văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng chuyên nghiệp, giúp đảm bảo tính pháp lý và giảm thiểu rủi ro trong các giao dịch, hợp đồng. Việc hiểu rõ văn phòng công chứng là gì sẽ giúp cá nhân và tổ chức thực hiện đúng quy trình pháp lý, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình một cách hiệu quả. Liên hệ ngay Dịch Thuật Công Chứng Số 1 nếu bạn cần tìm dịch vụ dịch thuật công chứng chuyên nghiệp, giá tốt, chuẩn pháp lý.
